Nonostante il continuo evolversi delle tecnologie e la nascita di nuovi importanti canali di comunicazione, il telefono rappresenta ancora oggi uno strumento di lavoro fondamentale, semplicemente irrinunciabile per qualunque ufficio o impresa commerciale degna di questo nome.
Alla telefonia tradizionale, ovvero quella resa possibile dalla rete telefonica analogica, da qualche anno si è affiancato anche un nuovo standard, quello del VoIP. Questo termine è utilizzato per indicare il Voice over IP, ovvero l’insieme delle tecnologie che rendono possibile instradare una chiamata sfruttando la linea ADSL.
Il vantaggio principale del VoIP sta nel fatto che le tariffe applicate dalla maggior parte degli operatori del settore risultano essere molto convenienti e perfette per contenere le spese di quelle aziende e realtà commerciali che sfruttano molto questo canale di comunicazione. In più, il passaggio alla telefonia digitale semplifica le infrastrutture necessarie per servire le varie postazioni di un ufficio: grazie anche agli appositi telefoni SIP, ciascuna scrivania avrà bisogno di un unico cavo di rete per effettuare e ricevere telefonate come pure per accedere al web.
Il vantaggio non è solo economico, ma anche pratico: la tecnologia VoIP dà accesso a tutta una serie di nuovi interessanti servizi, grazie ai quali diventa possibile semplificare e ottimizzare molte delle attività che si svolgono all’interno di un ufficio, sia di piccole che di grandi dimensioni.
Uno degli strumenti più interessanti nati grazie al VoIP è il centralino virtuale, una soluzione semplice, economica e funzionale che permette di gestire tutto il traffico telefonico in uscita e in entrata da e verso i propri numeri interni.
Il centralino VoIP: peculiarità e vantaggi
La caratteristica fondamentale del centralino VoIP consiste nel fatto che si tratta di un sistema completamente virtuale: il ricorso a questo servizio non richiede l’acquisto o l’installazione presso la propria sede di apparecchiature particolari, ma un semplice processo di attivazione, al termine del quale sarà possibile accedere con delle credenziali (nome utente e password, come per qualunque altro servizio web) ad un pratico pannello di controllo, mediante il quale personalizzare tutte le impostazioni.
È evidente che la scelta del VoIP e di un centralino virtuale permette di contenere in modo sensibile i costi relativi ai servizi telefonici: con pochi euro al mese si ha la possibilità di gestire in modo funzionale qualunque numero di linee e di interni, eliminando anche la necessità di eventuali interventi di manutenzione dell’hardware.
La caratteristica più apprezzata della telefonia digitale è senza dubbio la sua grande versatilità: consultando questo interessante portale dedicato ai centralini telefonici basati su questa interessante tecnologia, è possibile farsi un’idea dell’ampio ventaglio di funzioni e servizi che i diversi provider italiani hanno messo a punto per rispondere alle esigenze dell’utenza.
I centralini tradizionali richiedono nuovi interventi di cablaggio ogni volta che si rende necessario l’aggiunta di un ulteriore interno oppure, semplicemente, il suo collocamento in una posizione diversa. Ovviamente, questo tipo di inconvenienti comporta un dispendio di risorse notevole, sia in termini economici che di tempo.
Con il centralino VoIP, al contrario, sono sufficienti pochi click per attivare un nuovo interno, come pure per disattivarlo, per disabilitarne la possibilità di contattare specifiche numerazioni (ad esempio quelle a pagamento oppure estere) e per inserirlo o rimuoverlo da una coda per le chiamate in ingresso.
Il ricorso al centralino VoIP permette di usufruire anche di altri interessanti strumenti, pensati proprio per semplificare le comunicazioni di tipo aziendale e il lavoro degli operatori telefonici.
Ad esempio, è possibile integrare con il sistema gestionale della propria azienda l’utile funzione Click & Dial, grazie alla quale si può effettuare una chiamata semplicemente cliccando sul contatto desiderato dal desktop del terminale collegato con il proprio apparecchio telefonico. Questa soluzione rende molto più rapido il lavoro di chi deve effettuare molte telefonate nell’arco della giornata e riduce ogni possibilità di errore nella composizione dei numeri.
In alcuni casi, il centralino virtuale permette di rivedere e migliorare strumenti tradizionali, come la classica segreteria telefonica. Nella versione VoIP, a ciascuna linea o interno può essere associata una segreteria, che registra e archivia i messaggi in formato digitale. In un secondo momento, le chiamate ricevute potranno essere ascoltate utilizzando il proprio apparecchio telefonico. In alternativa, si potrà optare l’invio automatico dei file mp3 ad uno specifico indirizzo di posta elettronica, una soluzione che consente di ricevere e ascoltare i messaggi praticamente in diretta, in qualunque momento e ovunque ci si trovi.
Il VoIP e il centralino virtuale rappresentano ormai la soluzione più pratica e conveniente per la gestione della telefonia aziendale e anche in Italia questi sistemi stanno gradualmente prendendo il posto di tutte le soluzioni basate sul vecchio doppino telefonico, rendendo sempre più agevole ed economica sia la comunicazione B2C (Business to Consumer) che B2B (Business to Business).