Ormai tutti sappiamo che dal primo gennaio 2019 è obbligatoria la fattura elettronica. La legge prevede che le fatture elettroniche, che vengono elaborate con programmi appositi, siano rivolte a tutti i soggetti quali aziende, imprenditori, lavoratori autonomi e liberi professionisti in possesso di Partita Iva. L’unica eccezione riguarda i soggetti che rientrano nel regime agevolato o in quello forfettario. I titolari di partita iva che hanno un volume d’affari molto piccolo possono utilizzare gli strumenti gratuiti o comunque a bassissimo costo annuale. Per chi, invece, ha volumi molto più elevati ed i documenti da inviare sono tanti è bene trovare soluzioni più efficienti come può essere il programma per la fatturazione elettronica.
Ogni programma di fatturazione elettronica consente all’utente di avere sul proprio pc tutti i documenti, i dati di fatturazione necessari e di poter gestire il tutto sia online che offline. La fattura deve essere compilata in un formato standard definito FatturaPA, in linguaggio XML. Dopo il primo processo dovrà essere inviata alla pubblica amministrazione con firma digitale attraverso il Sistema di Interscambio, SdI, dell’Agenzia delle Entrate.
Altro vantaggio dato dai programmi di fatturazione elettronica è la possibilità di acquisire tutte le fatture con facilità, di registrare la contabilità in maniera rapida e sicura e di realizzare una integrazione con il gestionale. Oltre a ciò tali software permettono una gestione della fatturazione attiva e passiva in modo molto semplice. In questo caso il software opera su diversi fronti, registrando in automatico anche tutti i movimenti contabili che si generano dalle transazioni con i fornitori.
L’agenzia delle Entrate ha anche aperto un’area dedicata del proprio sito web, Fatture e Corrispettivi, dove ha messo a disposizione delle partite IVA una serie di servizi gratuiti che permettono di predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche. Il tutto si effettua inserendo le credenziali di accesso al portale e registrando le modalità di ricezione della fattura elettronica, indicando l’indirizzo telematico dove ricevere di default tutte le fatture di questa natura. Inoltre, l’utente ha la possibilità di accedere alla procedura web per predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e sottoscrivere il contratto di servizio gratuito per conservazione elettronica di tutte le fatture emesse e ricevute.
In molti casi le aziende preferiscono affidarsi a software dedicati, integrati al proprio gestionale. Ci possono essere molti gradi di integrazione al gestionale: alcuni permettono di gestire la fatturazione elettronica con software dedicati, per poi importare nel proprio gestionale.
Ovviamente prima di scegliere è importante capire quali e quante sono le funzionalità offerte e con quale piano di abbonamento. Un buon software di gestione, ovviamente, è dotato di aggiornamenti che sono indispensabili in quanto le normative possono cambiare in modo molto rapido. Per questo motivo non basta scegliere semplicemente il software con il prezzo più basso ma valutare attentamente il loro modo di lavorare ed aggiornarsi. Molto importante è anche il fattore dell’assistenza che deve essere efficiente, professionale e… veloce! Ogni ora persa potrebbe rappresentare un vero e proprio problema per qualsiasi tipo di attività, dunque è fondamentale che il software sia sempre funzionante!
