Per l’imprenditore, piccolo, medio oppure grande, che svolge un’attività commerciale oppure agricola e per il libero professionista, titolare di partita IVA, è di vitale importanza conservare la regolarità fiscale e contributiva anche adottando un sistema che consenta la corretta gestione delle fatture.
Inoltre, per un’azienda che compie rapidi scambi di beni o di servizi può risultare estremamente utile avere a disposizione dei software che facilitino la gestione pratica delle fatture.
L’imprenditore spesso vuole risolvere tutti i problemi riconducibili alla difficile gestione delle fatture in entrata e in uscita con un sistema, informatico oppure manuale, che sia valido, celere ed affidabile così da ridurre al minimo gli errori e tenere conto dello stato di salute dell’azienda. Alcune multinazionali, da diversi anni, scelgono di affidarsi all’intelligenza artificiale per una gestione fatture online puntuale che sappia dare un quadro generale dei profitti e delle perdite realizzati in un determinato arco temporale di attività. Nonostante la presenza sempre più consistente del progresso tecnologico che semplifica tutte le operazioni ordinarie di gestione, non può mancare, nell’organizzazione aziendale, la presenza di un personale altamente qualificato che sia capace di tenere traccia delle fatture tanto su base mensile quanto su base annuale. Un supporto non eliminabile per il singolo imprenditore.
Addio alla numerazione progressiva obbligatoria con l’ingresso della fatturazione elettronica
Per rendere più flessibile e semplice la gestione delle fatture da parte degli operatori economici, presenti sul mercato del lavoro, dopo l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica con legge ordinaria, l’Agenzia delle Entrate ha provveduto alla rimozione dell’obbligatorietà dell’ostico criterio della numerazione progressiva. Oggigiorno, le aziende godono di piena libertà, come per l’iniziativa economica per quanto attiene alla numerazione, purché ogni fattura sia sempre individuabile in maniera chiara e precisa in caso di futuri controlli da parte della magistratura o delle forze dell’ordine. Una precisazione indispensabile del legislatore per assicurare il massimo grado di trasparenza possibile quando si tratta di addebiti sul conto corrente o di pagamenti dei cittadini. Tuttavia,molti illustri dottori in diritto e in economia, continuano a sottolineare i grandi benefici di una classificazione numerica al posto di un codice randomico generato per ogni singola fattura. Il rischio concreto è quello di perdere il quadro lineare dell’andamento dell’attività economica e di essere sanzionati per mancanza di chiarezza o trasparenza nella contabilità da parte delle forze dell’ordine. I più pignoli optano per una combinazione tra progressione numerica e codici identificativi generati casualmente per una ricerca dei dati e delle informazioni rapida ed efficace.
Le modalità di successione delle fatture
La successione delle fatture, visionata manualmente oppure attraverso specifici software o applicazioni per il cellulare, può essere di due distinte tipologie: l’azzeramento annuale oppure la continuità dei cicli aziendali. L’azzeramento annuale presuppone che allo scadere del dodicesimo mese dell’anno corrente si ritorni al punto di partenza mentre la continuità dei cicli aziendali presuppone un regolare divenire, uno sguardo costantemente rivolto al futuro. Una buona prassi aziendale, richiamata da molti esperti in materia, può essere quella di indicare sempre l’anno di riferimento, a prescindere dalla scelta operata per l’uno oppure per l’altro sistema di classificazione.
