Scegliere di investire il proprio patrimonio dando vita ad un’attività commerciale o ad una piccola impresa è una decisione certamente molto coraggiosa di questi tempi, ma anche una straordinaria possibilità per dare una svolta alla nostra vita, magari dedicandoci proprio a ciò che più ci appassiona.
Piccole e medie imprese si trovano ad affrontare una congiuntura economica particolarmente difficile, conseguenza della lunga crisi finanziaria che solo all’inizio del 2015 ha allentato la presa sul continente europeo.
Oggi, le aziende italiane si trovano a dover far fronte a molte problematiche: dalla contrazione del potere di acquisto e dei consumi, al costante incremento degli oneri fiscali, passando per tutte quelle criticità che da sempre minano il tessuto produttivo del paese, come la carenza di infrastrutture, la complessità degli adempimenti burocratici e la diffusione della corruzione e della malapolitica.
In questo quadro tutt’altro che positivo, va però riconosciuto che le occasioni non mancano per gli imprenditori con buone idee e molta voglia di mettersi in gioco.
Tra i tanti aspetti che potremmo scegliere di prendere in considerazione, ce n’è uno che molto spesso viene sottovalutato, ma che da solo è in grado di aumentare sensibilmente le chance di successo di un nuovo progetto: l’organizzazione del lavoro all’interno degli uffici.
Qualunque impresa necessita di un ufficio, magari anche molto piccolo, dove ospitare gli addetti ai contatti diretti e telefonici con la clientela, nonché i responsabili dell’amministrazione e gli eventuali commerciali. L’ottimizzazione delle risorse di questi ambienti di lavoro e delle varie attività svolte, come pure la cura dei rapporti con e tra il personale possono incrementare in modo eccezionale la produttività e trasformare anche la più modesta delle iniziative in una realtà davvero competitiva.
Vediamo, dunque, alcune delle soluzioni che potrebbero essere adottate per migliorare l’organizzazione del nostro ufficio.
La telefonia VoIP e il centralino virtuale
Anche nell’era del web e del digitale, il telefono rimane un irrinunciabile strumento di lavoro per qualunque ufficio. Sono sempre di più le aziende che scelgono di sfruttare la telefonia VoIP (ovvero Voice over IP) uno strumento in uso già da diversi anni e oggi sempre più diffuso: con la fonia digitale, le chiamate passano attraverso la linea ADSL, consentendo così di disdire il contratto per la linea analogica e risparmiare.
Il grande vantaggio del VoIP sta nel fatto che questo sistema permette di usufruire di molti strumenti utili per organizzare le attività svolte in un ufficio, a costi molto contenuti.
Ad esempio, dotarsi di un centralino diventa molto semplice con la telefonia digitale: i migliori gestori propongono veri e propri centralini virtuali che offrono le stesse funzioni di quelli fisici, senza l’incombenza dell’acquisto e della manutenzione di alcun hardware. Gestire le chiamate in ingresso, mettendole in coda o indirizzandole automaticamente verso il corretto interno, diventa questione di pochi click, con tutti i vantaggi che ne derivano.
L’esternalizzazione delle attività
In ogni ufficio devono essere svolte una serie di attività puramente amministrative, relative al calcolo e al pagamento delle tasse, all’elaborazione delle buste paga e all’adempimento di tante altre piccole incombenze. A seconda delle dimensioni dell’azienda, per svolgere questi compiti può essere necessario il lavoro di poche persone, ma anche di interi reparti.
Un’ottima soluzione per ottimizzare i tempi e i costi richiesti per l’adempimento di queste incombenze consiste nel delegarle ad una società esterna: ad esempio, questa azienda di Roma offre un valido servizio per la redazione delle buste paga che, ad un costo molto contenuto, consente di sollevare da questo compito i propri dipendenti, affidando comunque a mani esperte tale delicata mansione. Ovviamente, queste particolari società possono occuparsi anche di altre importanti attività come, ad esempio, tutte quelle inerenti alla gestione della contabilità.
Il benessere dei dipendenti
Il tipo di atmosfera che si respira all’interno di un ufficio può influenzare molto il rendimento dei lavoratori, al punto che la cura del “sentiment” dei dipendenti è ormai considerata come un requisito fondamentale per qualunque impresa intenzionata ad ottenere buoni risultati ed essere competitiva.
Oltre a cercare di conoscere il livello di soddisfazione del lavoro svolto dagli impiegati dell’ufficio o dell’intera azienda, è utile verificare la qualità dei rapporti esistenti tra i colleghi e mettere appunto attività extra-lavorative che consentano di coltivarli e migliorarli.
La pianificazione del lavoro
Può sembrare scontato, ma in realtà poche aziende, soprattutto tra quelle di piccole e medie dimensioni, sono solite lavorare pianificando con attenzione le attività da svolgere e seguendo con scrupolo il programma stilato.
Anche in questo caso, l’informatica si rivela un’alleata formidabile per i lavoratori di oggi: ad esempio, è possibile pensare alla realizzazione di un gestionale interno all’ufficio, ovvero un applicativo che consenta di tenere sotto controllo tutte le attività che vengono svolte dai dipendenti, attraverso la semplice compilazione di un calendario digitale. In questo modo, ogni lavoratore riesce a tenere nota dei propri impegni in modo semplice e veloce, sempre con la possibilità di controllare le agende dei propri colleghi per coordinare attività particolari o riunioni.
Lo snellimento delle procedure
Per ottimizzare i tempi e ridurre quelle situazioni in cui il lavoro di un’intera giornata viene bloccato da semplici contrattempi, è fondamentale sia fornire procedure veloci, chiare e da tutti condivise per lo svolgimento delle mansioni, sia responsabilizzare i singoli dipendenti, concedendo ad ognuno un buon margine all’interno del quale prendere in autonomia le decisioni e dando a tutti libero accesso alle informazioni potenzialmente utili per svolgere il proprio lavoro.